# Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gekauft hat und nun bezahlen muss.

## Grundgedanken

Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Kreditorenbuchhaltung. Diese bezieht sich auf Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmen gekauft hat, für die eine Zahlung geplant werden muss.

## Starteinrichtung

Um die Kreditorenbuchhaltung in &app; einzurichten, müssen zunächst zwei Dinge getan werden. Das Erste ist die Erstellung einer zweckdienlichen Kontenhierarchie, und das Zweite ist die Registrierung des Unternehmens in &app;.

### Konteneinrichtung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Geschäftskontenhierarchie einzurichten. Sie können mit der Einrichtung der Geschäftskonten anfangen, die mit dem Neuen Kontenplan erstellen Assistenten zur Verfügung gestellt wird, oder einen Kontenplan händisch erstellen. Um auf die vorgefertigten Geschäftskontenpläne zuzugreifen, starten Sie&app; und Klicken auf Datei Neue Datei und fahren fort, bis Sie eine Liste der verfügbaren Kontenpläne sehen. Dort wählen Sie den gewünschten Kontenrahmen (z.B. SKR03 und SKR04) aus.

Die vorgefertigte Geschäftskontenhierarchie wird nicht exakt Ihren Bedürfnissen entsprechen. Sie werden Anpassungen an der Kontenhierarchie durchführen, damit diese Ihre spezielle Situation wiedergibt. Wahrscheinlich wird sie soweit passen, dass empfohlen werden kann, damit anzufangen.

Die Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf von Ihrem Unternehmen gekaufte Lieferungen und Leistungen, für die noch keine Zahlung erfolgte. Dies wird in der Bilanz als Verbindlichkeit dargestellt, weil Sie dafür zahlen müssen. Um &app;’s eingebaute Kreditorenbuchhaltung nutzen zu können, müssen Sie zuerst, ein Konto mit der Kontoart Verbindlichkeit einrichten. Das Verbindlichkeitskonto ist üblicherweise ein Unterkonto unter Passiva. Innerhalb dieses Kontos wird die integrierte Kreditorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle buchen.

    Basishierarchie für Kreditorenbuchhaltung:

    -Aktiva
       -Bank
    -Verbindlichkeiten
       -Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
    -Ausgaben
       -AP Ausgaben

Sie benötigen zusätzlich hinzugefügte Aktiva- und Aufwandskonten, um die Hierarchie nutzbar zu machen. Diese wichtigen Aspekte dieser Hierarchie sind die Nutzung eines Aufwandkontos und eines Verbindlichkeitskonto mit der Kontoart Offene Verbindlichkeit.

### Registrierung des Unternehmens

Nachdem Sie die Kontenstruktur abgebildet haben, registrieren Sie &app; Datei als zu Ihrem Unternehmen gehörend. Für die Registrierung Ihres Unternehmens wählen Sie in Datei Eigenschaften Geschäft:

- den Namen Ihres Unternehmens mit den Kontaktinformationen wie Telefon-, Faxnummern, E-Mail Adresse und URL der Webseite

- die Identifikationsnummer Ihres Unternehmens (z.b die UStID) im Feld Firmennummer.

## Systemkomponenten

&app; hat eine integrierte Kreditorenbuchhaltung. Die von der Kreditorenbuchhaltung erzeugten Geschäftsvorfälle werden im Konto Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung aufgezeichnet. In der Regel arbeiten Sie nicht direkt mit diesem Konto, sondern nutzen die vier integierten &app; Passiva-Anwendungsbestandteile. Die Passiva-Anwendungsbestandteile sind im Geschäft Kunde Untermenü erreichbar. Diese Passiva-Anwendungsbestandteile sind :

- Lieferanten sind Personen oder Unternehmen, von denen Sie Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft haben.

- Lieferantenrechnungen bilden die materiellen Rechnungen ab, die Lieferanten senden, um von Ihnen Zahlunge zu erhalten. Eine Rechnung enthält eine aufgegliederte Liste der Dinge, die Sie gekauft haben.

  Zusätzlich unterstützt &app; auch Gutschriften welches die Umkehrung der Rechnung bildet. Eine Gutschrift erhält man gewöhnlich vom Lieferanten, um Posten zu korrigieren, die irrtümlich in Rechnung gestellt oder zurückgesandt wurden..

  Beide Dokumentenarten werden mit den gleichen Menüpunkten eingerichtet.

- Aufträge (optional) ist, wo Sie Lieferantenaufträge eintragen. Aufträge sind eine Einrichtung, mit der man mehrere Rechnungen eines einzelnen Lieferanten gruppieren kann.

- Unter Zahlung verarbeiten... können Sie Zahlungen an einen Lieferanten aufzeichnen, dem Sie Geld schulden.

Die folgenden Abschnitte führen in die einzelnen Passiva-Anwendungsbestandteile ein.

## Lieferanten

Ein Lieferant ist eine Gesellschaft oder eine Person, von der Sie Waren oder Leistungen kaufen. Lieferanten müssen im Passiva-System registiert sein.

### Neu

Um einen neuen Lieferanten zu registrieren, wählen Sie den Geschäft Lieferant Neuer Lieferant Menüentrag. Geben Sie die allgemeinen Informationen über den Lieferanten, wie Firmenname, Adresse, Telefon- und Faxnummer, etc ein. Unten finden Sie eine Liste weiterer Optionen:

So sieht das Registrierungsfenster für einen neuen Lieferanten aus:

Neuer Lieferant - Registrierungsfenster

Neuer Lieferant - Registrierungsfenster

### Lieferant suchen

Um einen existierenden Lieferanten zu suchen, nutzen Sie das Geschäft Lieferant Lieferanten suchen... Fenster. Sie wählen einen Lieferanten mit Lieferant anzeigen/bearbeiten aus den Suchergebnissen. Dieses Fenster wird auch benutzt, um einen Lieferanten zu suchen, wenn Rechnungen eingehen und Zahlungen geleistet werden.

Lieferanten suchen Fenster

Lieferanten suchen

Wenn viele Lieferanten den Suchkriterien entsprechen, kann die gewählte Suche durch eine zusätzliche Suche in den aktuellen Suchergebnissen verfeinert werden. Das aktuelle Ergebnis wird durchsucht, wenn der Verfeinern der aktuellen Suche Radiobutton ausgewählt ist. Tatsächlich wählt &app; diese Option für Sie, nachdem Sie die anfängliche Suche haben laufen lassen.

Wenn der Lieferant, den Sie suchen, nicht den gewählten Suchkriterien entspricht, können Sie die Suchkriterien ändern durch Klicken des Neue Suche Radiobutton und dann des Suchen Button. Der wichtige Schritt ist die Auswahl Neue Suche. Wenn der Lieferant nicht im Ergebnis der ursprünglichen Suche ist und Sie nur in diesem Ergebnissatz suchen, kann der Lieferant trotz neuer Suchkriterien nicht gefunden werden.

Um eine Liste aller registrierten aktiven Lieferanten zu erhalten, setzen Sie das Suchkriterium auf entspricht regulärem Ausdruck und setzen einen einzelnen Punkt . in das Texteingabefeld. Stellen Sie sicher, dass Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Dann klicken Sie Suchen. Der reguläre Ausdruck . findet alles.

## Lieferantenrechnung

Eine Lieferantenrechnung ist eine Zahlungsaufforderung von einem Lieferanten. &app; kann Rechnungen nachverfolgen.

Eine Gutschrift ist ein Dokument, dass Sie vom Lieferanten erhalten, um geleistete Lieferungen oder Leistungen zu berichtigen, die in einer Rechnung falsch berechnet wurden. &app; kann Gutschriften erzeugen und verfolgen durch dieselben Menüeinträge wie bei Rechnungen.

Dieser Abschnitt trifft sowohl auf Rechnungen als auch auf Gutschriften zu. Um Wiederholungen zu vermeiden und den Text leichter lesbar zu halten, wird er sich nur auf Rechnungen beziehen. Sie können ihn genauso auf Gutschriften anwenden. Nur wo sich das Verhalten der Gutschriften von den Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich angesprochen.

### Neu

Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten und diese in &app; eingeben wollen, müssen Sie eine neue Rechnung erstellen. Um eine neue Rechnung zu erstellen, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Leferant Neue Rechnung, und füllen das erscheinende Fenster entsprechend aus.

Neue Rechnung - Registrierungsfenster

Neue Rechnung - Registrierungsfenster

Wenn Sie nun auf OK klicken, öffnet sich Neue Lieferantenrechnung bearbeiten.

### Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Im Neue Lieferantenrechnung bearbeiten Fenster können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen, die Sie erworben haben, in einer Weise eingeben, ähnlich wie die Kontenregistrierung arbeitet. Für Gutschriften geben Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen ein, die der Lieferant stattdessen erstattet.

Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Neue Lieferantenrechnung bearbeiten

Wenn Sie die Eingabe aller Elemente beendet haben, müssen SieDiese Rechnung in Ihre Konten buchen.

### Diese Rechnung in Ihre Konten buchen

Wenn Sie die Eingabe einer Rechnung beendet haben, müssen Sie Diese Rechnung in Ihre Konten buchen. Sie müssen nicht gleich die Rechnung in die Konten buchen, Sie können das Fenster schließen und später dahin zurückkehren. In diesem Fall müssen Sie dann noch die Rechnung buchen. Erst das Buchen der Rechnung stellt ihre Geschäftsvorfälle in ein Verbindlichkeitskonto. Das Buchungsfenster erscheint und fordert von Ihnen, Informationen einzugeben:

Buchungsfenster

Buchungsfenster

### Suchen

Um eine vorhandene Rechnung zu suchen, nutzen Sie den MenüeintragGeschäft Lieferant Leferantenrechnung suchen.... Von den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung zur Bearbeitung oder zur Ansicht auswählen.

Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Rechnungsbuchung rückgängig machen.

Es gibt andere Wege, auf eine vorhandene Rechnung zuzugreifen. Diese sind ähnlich wie der Zugriff auf Ausgangsrechnungen für Ihre Kunden. Siehe auch bus-ar-invoicefind2 für mehr Informationen.

## Lieferantenaufträge

Lieferantenaufträge werden benutzt, um mehrere Rechnungen und Gutschriften von einem einzelnen Lieferanten zu gruppieren. Die Nutzung dieser Funktion ist freigestellt. Die Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Aufträge für denselben Lieferanten haben und alle Rechnungen und Gutschriften für einen einzelnen Auftrag anschauen wollen.

Um Aufträge zu nutzen, müssen Sie diesen unter Geschäft Lieferant Neuer Auftrag erstellen. Sie werden nun das Neuer Auftrag Fenster sehen.

Neuer Lieferantenauftrag

Neuer Lieferantenauftrag

Um einen vorhandenen Lieferantenauftrag zu bearbeiten, nutzen Sie den Geschäft Lieferant Aufträge suchen Menüeintrag. Wählen Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissem und klicken Sie Auftrag anzeigen/bearbeiten Button.

Um eine Auswahl unter den Rechnungen, die mit einem gegebenen Auftrag verbunden sind, zu treffen, nutzen Sie den Geschäft Lieferant Auftrag suchen Menüeintrag. Wählen Sie den gewünschten Auftrag in den Suchergebnissen und klicken Sie den Rechnungen anzeigenButton. Ein Fenster erscheint, das die Rechnungen und Gutschriften, die mit diesem Auftrag verbunden sind, auflistet. Wählen Sie eine Rechnung oder Gutschrift und klicken Sie den Rechnung anzeigenButton, um den Rechnungseditor im Hauptanwendungsfenster zu öffnen.

## Zahlung verarbeiten

Irgendwann müssen Sie Ihre Rechnungen auch bezahlen. Dazu nutzen Sie die Zahlungsanwendung unter Geschäft Lieferant Zahlung verarbeiten....

Darunter ist das Fenster &app; Zahlungen veranbeiten.

Zahlungen verarbeiten

Zahlungen verarbeiten