# Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung (OP = Offene Posten) bezieht sich auf Lieferungen oder Leistungen, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt, aber bisher noch nicht bezahlt wurden.

## Übersicht über geschäftliche Funktionen

Die Buchhaltungsanforderungen unterscheiden sich sehr von der einer Privatperson. Im Wirtschaftsleben gibt es Kunden, die Geld schulden (Debitoren), Lieferanten, denen Geld geschuldet wird (Kreditoren), eine Lohn- und Gehaltsliste, komplexere Steuergesetze usw. &app; bietet geschäftlich orientierte Funktionen, diese Bedürfnisse zu befriedigen.

Die Debitorenbuchhaltung (OP) wird im Wirtschaftsleben genutzt, um die Umsätze aufzuzeichnen, die nicht sofort bezahlt werden. Die Kreditorenbuchhaltung zeichnet eingegangene Rechnungen auf, die später zahlbar sind. Diese Varianten der Buchhaltung werden in erster Linie dann genutzt, wenn Sie viele Ausgangs- und Eingangsrechnungen haben und Sie den Überblick über die Zahlungsziele nicht verlieren wollen. Für die meisten privaten Nutzer lohnt sich der Aufwand einer Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nicht.

## Grundgedanken

Die Debitorenbuchhaltung (OP) bezieht sich auf Lieferungen oder Leistungen, die von Ihrem Unternehmen bereitgestellt, aber bisher nicht bezahlt wurden. Diese werden in der Bilanz als Aktiva ausgewiesen, weil die Erwartung besteht, dass man demnächst eine Zahlung erhält.

## Starteinrichtung

Um &app; für die Debitorenbuchhaltung für ein Unternehmen einzurichten, müssen zu Beginn zwei Dinge getan werden. Das Erste ist die Erstellung einer zweckdienlichen Kontenhierarchie, und das Zweite ist die Registrierung des Unternehmens in &app;.

### Konteneinrichtung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Geschäftskontenhierarchie einzurichten. Sie können mit der Einrichtung der Geschäftskonten anfangen, die mit dem Neuen Kontenplan erstellen Assistenten zur Verfügung gestellt wird, oder einen Kontenplan händisch erstellen. Um auf die vorgefertigten Geschäftskontenpläne zuzugreifen, starten Sie &app; und klicken auf Datei Neue Datei und fahren fort, bis Sie eine Liste der verfügbaren Kontenpläne sehen. Dort wählen Sie den gewünschten Kontenrahmen (z.B. SKR03 und SKR04)aus.

Die vorgefertigte Geschäftskontenhierarchie wird nicht exakt Ihren Bedürfnissen entsprechen. Sie werden Anpassungen an der Kontenhierarchie durchführen, damit diese Ihre spezielle Situation wiedergibt. Sie sollten aber tauglich genug sein, um zu empfehlen, mit einem von Ihnen zu beginnen.

Ddie Debitorenbuchhaltung bezieht sich auf Lieferungen oder Leistungen, die von Ihrem Unternehmen auf Kredit erbracht, aber noch nicht bezahlt wurden. Diese werden in der Bilanz als Aktiva ausgewiesen, weil die Erwartung besteht, dass demnächst eine Zahlung erfolgt. Um &app;’s integrierte Debitorenbuchhaltung zu nutzen, müssen Sie zuerst ein Konto einrichten (üblicherweise als Unterkonto unter Aktiva) mit dem Kontenart Offene Forderungen. Innerhalb dieses Kontos wird die integrierte Debitorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle buchen.

    Basis Hierarchie für Debitorenbuchhaltung:

    -Aktiva
       -Bankkonto
       -Forderungen
    -Einnahmen
       -Verkäufe

Sie benötigen zusätzlich folgende Konten in dieser Hierarchie: Aktivposten, Aufwendungen und Einnahmen. Die wesentlichen Gesichtspunkte dieser Hierarchie sind die Nutzung eines Einnahmekontos und des Forderungsaktivakontos mit der festgelegten Kontenart Offene Forderungen.

Sie brauchen keine individuellen Konten für Forderunen aus Lieferungen und Leistungen für jeden Kunden anzulegen. &app; behält den einzelnen Kunden intern im Auge und liefert einen Bericht für jeden Kunden auf der Grundlage der internen Verfolgung.

### Registrierung des Unternehmens

Nachdem Sie die Kontenstruktur aufgebaut haben, registrieren Sie in &app; Ihr Unternehmen. Um Ihr Unternehmen zu registrieren, wählen Sie den Geschäft-Button in den Buch-Optionen Fenster, welches Sie ereichen unter Datei Eigenschaften. Hier können Sie:

- den Namen Ihres Unternehmens mit den Kontaktinformationen wie Telefon-, Faxnummern, E-Mail Adresse und URL der Webseite angeben.

- die Identifikationsnummer Ihres Unternehmens (z.b die UStID) im Feld Firmennummer.

- die Standardsteuertabellen für die üblichen Kunden und Lieferanten hinterlegen.

## Systemkomponenten

&app; hat eine integrierte Debitorenbuchhaltung. Die von der Debitorenbuchhaltung generierten Geschäftsvorfälle werden innerhalb der Forderungskonten aufgezeichnet. Normalerweise werden Sie nicht direkt mit diesen Konten arbeiten. Sie werden normalerweise mit den vier integrierten &app; Debitorenanwendungen arbeiten, die unter Geschäft Kunden-Dialog zu finden sind. Diese vier Komponenten sind:

- Kunden sind Leute oder Unternehmen, denen Sie Waren oder Dienstleistungen auf Kredit verkaufen.

- Rechnungen stellen die physikalischen Ausgangsrechnungen dar, die Sie an den Kunden zur Zahlungsanforderung gesandt haben. Diese Ausgangsrechnung enthält eine Aufzählung der Posten, die Sie verkauften.

  Zusätzlich bietet &app; auch Unterstützung für Gutschriften, welche die Umkehrung einer Ausgangsrechnung darstellen. Eine Gutschrift wird normalerweise dem Kunden ausgehändigt, um die Posten zu korrigieren, die falsch berechnet oder zurückgegeben wurden.

  Beide Dokumententypen werden mit dem selben Menüpunkt erstellt.

- Aufträge (optional) sind solche, wo Sie Kundenaufträge eintragen können. Aufträge sind Mechanismen, durch die Sie mehrere Rechnungen zu einem bestimmten Kunden zusammenfassen können

- Zahlung verarbeiten... wird benutzt, um Zahlungen zu verzeichnen, die Sie vom Kunden erhalten haben.

## Kunden

Kunden sind Leute oder Unternehmen, denen Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Sie müssen in Ihrer Debitorenbuchhaltung registriert werden..

### Neu

Um einen neuen Kunden einzutragen, öffnen Sie das Menü Geschäft Kunden Neuer Kunde.... Geben Sie die Kundeninformationen ein, wie Name des Unternehmens, Adresse, Telefon-, Faxnummer, etc.

Neuer Kunde Dialog

Neuer Kunde Dialog

### Suchen und Bearbeiten

Um einen existierenden Kunden zu suchen, nutzen Sie das Geschäft Kunden Kunden suchen... Fenster. Sie wählen einen Kunden aus den Ergebnissen der Suche aus zum anzeigen/bearbeiten. Dieses Fenster wird auch genutzt, um Kunden zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und zur Verarbeitung von Zahlungen nachzuschlagen.

Kunden suchen Fenster

Kunden suchen Fenster

Wenn viele Kunden auf die von Ihnen gewählten Suchkriterien passen, kann die Suche durch eine zusätzliche Suche in den aktuellen Suchergebnissen verfeinert werden. Das aktuelle Suchergebnis wird durchsucht, wenn der Verfeinern der aktuellen Suche Radiobutton ausgewählt ist. Tatsächlich wählt &app; diese Option für Sie, nachdem Sie die anfängliche Suche haben laufen lassen.

Wenn der Kunde, den Sie suchen, nicht den eingegebenen Suchkriterien entspricht, ändern Sie die Suchkriterien durch Klick auf den Neue Suche Radiobutton und dann auf den Suchen Button. Der relevante Schritt ist die Neue Suche Auswahl. Wenn der Kunde nicht in dem Ergebnis der Originalsuche enthalten ist und Sie nur in diesem Ergebnis suchen, kann der Kunde nicht gefunden werden, unabhängig von den neuen Suchkriterien.

Um eine Liste aller registrierten aktiven Kunde zu erhalten, setzen Sie die Suchkriterien auf entspricht regulärem Ausdruck und einen einfachen Punkt "." in das Textfeld. Stellen Sie sicher, dass Nur aktive Daten durchsuchen ausgewählt ist. Nun klicken Sie auf Suchen. Der reguläre Ausdruck "." bedeutet, mit allen übereinstimmen.

## Ausgangsrechnungen

Eine Ausgangsrechnung ist ein Papier, dass Sie an einen Kunden senden, um eine Zahlung für eine Lieferung oder Leistung zu generieren. &app; kann Rechnungen generieren und aufzeichnen.

Eine Gutschrift ist ein Papier, dass die einem Kunden senden, um eine fehlerhaft generierte Rechnung für Lieferungen und Leistungen zu korrigieren. &app; kann Gutschriften über das gleiche Menü generiren und aufzeichnen wie die Rechnungen.

Dieser Abschnitt gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Gutschriften. Um zu vermeiden, alles zweimal zu wiederholen und den Text einfacher lesbar zu halten, wird er nur bei den Rechnungen dargestellt. Sie können ihn auch auf Gutschriften anwenden. Nur dort, wo sich das Verhalten der Gutschriften von dem der Rechnungen unterscheidet, wird dies ausdrücklich erwähnt.

### Neu

Um eine Ausgangsrechnung an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst ein neues Dokument erstellen. Um eine Rechnung zu erstellen, nutzen Sie Geschäft Kunde Neue Rechnung. Das Fenster Neue Rechnung muss entsprechend ausgefüllt werden.

Erstellen einer neuen Rechnung

Erstellen einer neuen Rechnung

Wenn Sie den OK Button klicken, öffnet sich das Fenster Neue Rechnung.

### Bearbeiten

Im Rechnungsbearbeitungsfenster können Sie eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen, die Sie mit dieser Rechnung verkauften, eingeben, in einer Art und Weise ähnlich wie das Kontenregister arbeitet. Für die Gutschriften geben Sie stattdessen eine aufgeschlüsselte Liste der Waren und Leistungen ein, die Sie gutgeschrieben haben.

Rechnung bearbeiten

Rechnung bearbeiten

Wenn Sie alle Posten eingegeben haben, können sie die Rechnung Buchen und drucken.

### Buchen

Wenn die die Bearbeitung der Rechnung beendet haben und bereit sind, diese zu drucken, müssen Sie die Rechnung Buchen. Die Rechnung muss nicht sofort gebucht werden. In der Tat sollten Sie eine Rechnung nur Buchen, wenn Sie bereit sind, diese zu drucken. Das Buchen einer Rechnung setzt den Geschäftsvorfall in die Debitorenbuchhaltung.

Rechnung buchen

Rechnung buchen

### Suchen

Um eine existierende Rechnung zu finden, nutzen Sie den Menüentrag Geschäft Kunde REchnung suchen.... In den Suchergebnissen können Sie eine Rechnung auswählen, um diese zu betrachten oder zu bearbeiten.

Bevor Sie eine gebuchte Rechnung bearbeiten können, müssen Sie die Rechnungsbuchung rückgängig machen.

Ein Gestaltungsziel in &app;’s Debitorenbuchhaltung war verschiedene Wege zum gleichen Ziel zu erlauben. So können Sie eine Ausgangsrechnung auf verschiedenen Wegen errechen, abhängig davon, wie Sie über das Problem denken:

- Sie können zuerst den Kunden suchen und dann deren Rechnungen.

- Sie können die Rechnungen nach der Nummer oder dem Namen des Unternehmens suchen.

- Sie können die Rechnungen auflisten, die mit eienr Kundenaufgabe verbunden sind.

### Drucken

Nach dem Buchen einer Rechnung sollten Sie diese durcken und an Ihren Kunden senden. Um eine Rechnung zu drucken, Nutzen Sie den Menüeintrag Datei Rechnung drucken.

Druckausgabe Rechnung

Druckausgabe Rechnung

Sie können das Erscheinungsbild der Rechnung ändern,z.B. ein Firmenlogo etc. hinzufügen. Wie das geht, steht unter bus-ar-invoicechange.

Rechnungen können auch vom Hauptfenster aus ausgedruckt werden, indem dort Berichte Geschäft Druckbare Rechnung aus dem Hauptmenü ausgewählt wird. Das sich ergebende Berictsfenster stellt fest, dass keine gültige Rechnung ausgewählt wurde. Um die Rechnung zum Drucken auszuwählen:

1. Nutzen Sie die Optionen Werkzeugleiste-Schaltfläche oder wählen Sie Bearbeiten Berichtsoptionen aus dem Hauptmenü.

2. Wählen Sie den Allgemein Reiter des Dialogs Berichtsoptionen.

3. Klicken Sie die Auswahl Schaltfläche in der Nähe des Feldes Rechnungsnummer.

4. Suchen Sie wie üblich nach der Rechnung.

Sie können auch die Rechnung innerhalb des Zahlungsprozessdialogs drucken. Schauen Sie dazu bus-ar-payment1 für die Anweisungen, wie dies durchzuführen ist.

### Assign Starting Invoice Number

Standardmäßig startet &app; mit der Rechnungmmer 1 und zählt ab da hoch. Sie können eine Rechnungsnummer jedesmal händisch in die Textbox eingeben, wenn Sie eine Rechnung erstellen. Aber dies ist ermüdend und früher oder später führt dies zu doppelten Nummern.

Sie können die erste Rechnungsnummer ändern, wenn dies für Sie wichtig ist. Nutzen Sie Datei Eigenschaften, greifen Sie auf den Reiter Zähler zu, ändern Sie den Wert der Rechnungsnummer, die um eins kleiner als Ihre erwartete erste Rechnungsnummer ist und klicken Sie die OK-Schaltfläche oder die Anwenden-Schaltfläche.

## Kundenaufgaben

Kundenaufgaben werden genutzt, um viele Rechnungen und Grutschriften für den gleichen Kunden zu gruppieren. Die Nutzung der Funktion Kundenaufgaben ist freiwillig. Die Eigenschaft ist nützlich, wenn Sie viele Aufgaben für den gelichen Kunden haben, und wenn Sie alle Rechnungen und Gutschriften zu einer einzelnen Aufgabe auf einem Blick sehen wollen.

Neue Kundenaufgabe

Neue Kundenaufgabe

Um Kundenaufgaben zu nutzen, müssen Sie diese erstellen, in dem Sie den Menüeintrag Geschäft Kunde Neue Aufgabe nutzen. Sie werden das Neue Aufgabe-Fenster sehen.

Um eine vorhandene Kundenaufgabe zu bearbeiten, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Kunde Suche Aufgabe.... Wählen Sie die erwünschte Aufgabe in den Suchergebnissen und klicken Sie die Aufgabe ansehen/bearbeiten-Schaltfläche.

Zum Auswählen der Rechnungen und Gutschriften, die mit einer Aufgabe verbunden sind, nutzen Sie den Menüeintrag Geschäft Kunde Aufgabe suchen... . Wählen Sie die gewünschte Aufgabe in den Suchergebnissen und klicken Sie die Rechnungsansicht-Schlatfläche. Ein Fenster mit einer Liste von Rechnungen und Gutschriften, die mit dieser Aufgabe verbunden sind, erscheint. Wählen Sie eine Rechnung oder Gutschrift aus und klicken Sie die Rechnungsansicht-Schaltfläche, um das Rechnungsbearbeitungsfenster im Hauptanwendungsfenster zu öffnen.

## Zahlung verarbeiten

Möglicherweise werden Sie Zahlung von Ihren Kunden für offene Rechnunge erhalten. Um diese Zahlungen aufzuzeichnen, Nutzen Sie die Anwendung Zahlung verarbeiten, zu finden unter Geschäft Kunden Zahlung verarbeiten....

Zahlung verarbeiten

Zahlung verarbeiten

## Änderung des Erscheinungbildes der Rechnung

Die Standardausführung der Rechnung - wie in bus-ar-invoiceprint2 dargestellt, ist ziemlich öde. Die Standardausführung der Rechnung lässt den oberen Teil des Formulars frei. So können Sie es auf Kopfbögen Ihrer Firma drucken. Es gibt einige Dinge, wie Sie das Erscheinungsbild der Rechnung ändern können.

Nutzen Sie Datei Eigenschaften um Ihre Firmenangaben im Register Geschäft des Fenster Buch-Optionen. Einige der eingegebenen Informatioonen werden auf der rechten Seite der Rechnungen gedruckt.

Um einen individualisierten Hintergrund, ein Kopfbanner oder Logo zu den Rechnungen hinzuzufügen, ändern Sie die Rechnungsstilvorlagen. Um dies zu tun, Gehen Sie zu Bearbeiten Stilvorlagen und wählen die Neu Schaltfläche im Fenster HTML-Stilvorlage auswählen, welches erscheint. Sie werden ein Fenster wie dieses sehen:

Neue Stilvorlage

Neue Stilvorlage.

Geben Sie der neuen Stilvorlage einen Namen (z.B. Kundenrechnung) und wählen Sie die Elegant Vorlage. Wenn Sie die OK Schaltfläche klicken, wird das Fenster Eigenschaften HTML-Stilvorlage angezeigt. Dieses Fenter zeigt Ihnen fünf Abschnitte am linken Rand: Farben, Schriftarten, Allgemein, Bilder und Tabellen. Der Abschnitt Farben erlaubt Ihnen die Farben der verschiedenen Elemente der Rechnung zu ändern. Im Abschnitt Schriftarten können Sie Schriftart und -größe einstellen. Der Abschnitt Allgemein erlaubt Ihnen die Sachbearbeiter und Erstellt für: Information festzulegen und Links aktivieren. Der Abschnitt Bilder erlaubt Ihnen Grafiken in die Stilvorlage zu importieren. Der Abschnitt Tabellen erlaubt es Ihnen den Raum und um die Tabellen einzustellen, welche die Rechnung ausmachen.

Um ein Firmenlogo, ein Kopfbanner und ein Hintergrundbild einzubinden , nutzen Sie Ihre bevorzugtes Grafikprogramm wie The Gimp oder OpenOffice Draw um die Bilder entweder im GIF- oder PNG-Format zu speichern. Dann importieren Sie diese in die Stilvorlage, in dem Sie den Abschnitt Bilder wie oben beschrieben nutzen.

Unten ist ein Beispiel, das die Importe aller dre Bildarten zeigt.

Beispiel HTML Stilvorlagen

Das HTML Stilvorlagenfenster mit einem Beipiel Hintergrundkachel Kopfbanner and Logo.

Die Bilder werden in de rREchnung wie folgt plaziert. Die Hintergrundkachel wird gekachelt, um das Hintergrundbild zu werden. Der Kopfbanner geht über den Rechnungstext und das Logo wird in die obere linke Ecke der Rechnung links vom Kopfbanner untergebracht. Möglicherweise müssen Sie einige Bilder unterschiedlicher Größe ausprobieren, bis Sie die Rechnung schön ausdrucken können. Einige Größenempfehlungen sind, dass das Logo 1 cm² groß, das Kopfbanner 15 cm breit und 1 cm hoch sein sollten.

Nachdem Sie die Stilvorlage konfiguriert haben, wählen Sie beim Drucken der Rechnung die zunutzende Stilvorlage im Optionen-Menü. Nachfolgend sehen Sie die sich daraus ergebende Rechnung nach Anwendung der oben dargestellten Stilvorlage.

HTML Stilvorlage Beispiel

Die scheußliche Rechnung, die sich aus den in der Stilvorlage ausgewählten Grafiken ergibt.